Mobox項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)已經(jīng)成功部署了大型國(guó)企及汽車整機(jī)廠、叉車廠，是這些企業(yè)研發(fā)項(xiàng)目成功的重要技術(shù)保障。

項(xiàng)目文檔概述

項(xiàng)目文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。項(xiàng)目問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查，因此項(xiàng)目可能變得混亂。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

項(xiàng)目文檔涉及內(nèi)容

1）項(xiàng)目文檔包括文件、檔案和資料。

2）文件是在項(xiàng)目中形成、接受和保存的所有記錄的信息。

3）檔案是在項(xiàng)目中形成的有保存價(jià)值的歷史記錄。

4）資料是在項(xiàng)目中通過(guò)各種途徑獲得的、對(duì)項(xiàng)目工作有參考價(jià)值的信息材料。

具體項(xiàng)目文檔類型可能有：項(xiàng)目計(jì)劃文檔；需求文檔；項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃文檔；項(xiàng)目變更控制文檔；項(xiàng)目溝通文檔；項(xiàng)目質(zhì)量管理文檔；項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理文檔等。

項(xiàng)目文檔管理是項(xiàng)目成功的重要而基礎(chǔ)的一環(huán)

存在于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期之中。如果一個(gè)項(xiàng)目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個(gè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目。文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護(hù)項(xiàng)目文檔，對(duì)于提高項(xiàng)目管理水平和項(xiàng)目質(zhì)量有極其重要的意義。選擇一款優(yōu)秀的項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)是一個(gè)非常不錯(cuò)的選擇。Mobox 項(xiàng)目文檔管理軟件

針對(duì)項(xiàng)目文檔管理的特殊功能描述

方法1）可以設(shè)置項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的項(xiàng)目來(lái)源于Gungho項(xiàng)目系統(tǒng)（就是Gungho里面的項(xiàng)目文件自動(dòng)歸檔到Mobox），2個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通設(shè)置參考：

Gungho項(xiàng)目文檔自動(dòng)歸檔到Mobox文檔系統(tǒng)

方法2）對(duì)Mobox項(xiàng)目文檔管理中心進(jìn)行操作

1、用項(xiàng)目模板對(duì)應(yīng)生成項(xiàng)目文檔結(jié)構(gòu)目錄
項(xiàng)目名稱XX

1?????? 項(xiàng)目階段1

?????????????????? 1_1? 關(guān)鍵任務(wù)1

?????????????????? 1_2? 關(guān)鍵任務(wù)2

???????? 2?????? 項(xiàng)目階段2

?????????????????? 2_1? 關(guān)鍵任務(wù)3

…

因?yàn)椋覀兊捻?xiàng)目實(shí)施的計(jì)劃結(jié)構(gòu)是大多是相似的，可以實(shí)現(xiàn)給不同的項(xiàng)目做相關(guān)的結(jié)構(gòu)模板。

Mobox系統(tǒng)可以導(dǎo)入模板，從而自動(dòng)生成項(xiàng)目結(jié)構(gòu)

1、? 可以通過(guò)Excel建立項(xiàng)目模板

 

2、? 導(dǎo)入模板生成項(xiàng)目文檔結(jié)構(gòu)樹

 

3、項(xiàng)目文檔階段/任務(wù)，提交文檔完成度設(shè)置
項(xiàng)目在實(shí)施的時(shí)候，各個(gè)階段或任務(wù)其對(duì)要求上交的文檔是有要求的。這個(gè)判斷可以有管理員來(lái)分析確定。當(dāng)某一個(gè)階段的文件已經(jīng)提交完整，我們可以對(duì)這個(gè)文件夾設(shè)置一個(gè)“已完成”的狀態(tài)標(biāo)識(shí)，并對(duì)文件夾顏色進(jìn)行區(qū)分，這樣其他人員能一目了然的知道目前項(xiàng)目文檔歸檔的狀態(tài)

可以設(shè)置項(xiàng)目文件夾的狀態(tài)

 

4、實(shí)用的文檔分級(jí)分權(quán)管理
由于一個(gè)項(xiàng)目中，同一項(xiàng)工作有可能需要不同任務(wù)組的多個(gè)人員同時(shí)協(xié)作完成，因此權(quán)限設(shè)置必須類型廣、組合多，針對(duì)特殊情況具有特殊的方法來(lái)應(yīng)對(duì)。應(yīng)當(dāng)注意，權(quán)限管理是為了讓項(xiàng)目人員在許可的權(quán)限下，更加可靠、準(zhǔn)確的使用文檔，絕不應(yīng)該增加更多復(fù)雜不便的管理操作。

1）可見

可見：被設(shè)置的“目錄”是可以在該員工系統(tǒng)中顯示出來(lái)

2）展開

展開：當(dāng)前“目錄”員工看到后，可以展開，看到目錄內(nèi)的文件及目錄

3）? 瀏覽

可以對(duì)文件進(jìn)行瀏覽查看，但不能下載

4）上傳

有上傳權(quán)限：?jiǎn)T工可以向當(dāng)前“目錄”上傳文件

5）下載

有下載權(quán)限：?jiǎn)T工可以下載當(dāng)前“目錄”中已經(jīng)上傳的文件

6）編輯

有編輯權(quán)限：可以在當(dāng)前目錄刪除或覆蓋，自己上傳過(guò)的文件

沒(méi)有編輯權(quán)限：已經(jīng)上傳的文件自己不能覆蓋或者刪除

項(xiàng)目文檔管理總結(jié)：

提高項(xiàng)目文檔管理水平，使其更加規(guī)范、更加便捷，才能令項(xiàng)目管理工作更加順利的進(jìn)行，最終使項(xiàng)目達(dá)到更好的成果，目前Mobox項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)5用戶免費(fèi)，可以加 吳工（微信：13805711962）聯(lián)系獲取